+7 (499) 653-60-72 Доб. 817Москва и область +7 (800) 500-27-29 Доб. 419Федеральный номер

Журнал регистрации входящих всех претензий

ЗАДАТЬ ВОПРОС

Журнал регистрации входящих всех претензий

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка. Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме, Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться. Сегодня свой день рождения празднуют 23 пользователя. В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии.

Работа с входящими документами

Для регистрации документов могут использоваться карточная или журнальная формы. Причем обе формы регистрации могут вестись как в ручном варианте, когда журнал или карточки создаются на бумажном носителе, так и в автоматизированном режиме с использованием компьютеров и программного обеспечения.

Какую форму и режим регистрации документов целесообразно использовать в настоящее время? Ответить на этот вопрос вы сможете после прочтения статьи, в которой описываются обе формы регистрации в двух режимах и перечисляются преимущества и недостатки каждой из них. Карточная форма регистрации в автоматизированном режиме в большинстве случаев ведется в системе электронного документооборота СЭД.

В нее вносятся основные данные о документе, и, как правило, прикрепляется сам электронный документ или электронная копия документа рис. При этом некоторые системы позволяют для РК определенной группы самостоятельно добавлять перечень дополнительных реквизитов или создавать внешний вид РК и определять, какие реквизиты она должна включать.

Отметим, что приложение к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены постановлением Правительства РФ от Часть сведений, указанных в этом приложении, характерна только для входящих документов. К этим сведениям относятся адресант, дата поступления документа, входящий номер документа.

Регистрация документов в СЭД в настоящее время является удобнее и эффективнее для дальнейшей работы по сравнению с другими способами регистрации. То есть некоторые виды документов например, приказы руководителя организации по основной деятельности могут регистрироваться централизованно в службе ДОУ, а другие — децентрализовано например, каждое подразделение может регистрировать служебные записки, которые создаются в нем. При этом права пользователей в СЭД разграничиваются на регистрацию, редактирование, удаление, просмотр документов и т.

Соответственно, обладая определенными правами, можно ознакомиться в СЭД с разными документами, которые были зарегистрированы в разных подразделениях организации. Поиск документа или нескольких документов может осуществляться по любому реквизиту или по любой совокупности реквизитов, указанных в РК, а также по прикрепленным файлам текстового формата.

Кроме того, СЭД очень быстро отбирает документы, соответствующие поисковому запросу, и при этом учитываются права пользователей на доступ к информации в системе. Например, за несколько секунд можно найти все входящие документы, зарегистрированные в первом квартале, а можно найти все входящие документы, зарегистрированные в первом квартале, поступившие от определенного корреспондента и посвященные определенному вопросу, и т.

Найденные документы, как правило, отображаются в виде таблицы журнала , каждая строка которой содержит сведения об одном документе. При выборе какой-либо строки открывается РК документа. При необходимости таблица, содержащая сведения о найденных документах, может быть распечатана или отправлена по электронной почте.

В настроенной СЭД заполнение РК осуществляется, как правило, быстрее, чем внесение такого же объема информации в электронный журнал в MS Excel или бумажный журнал, а также бумажную карточку.

Отметим, что выбор значений из справочников, во-первых, позволяет пользователям не совершать орфографических ошибок при заполнении карточек, во-вторых, в дальнейшем облегчает поиск документов. Остальные поля РК являются текстовыми например, краткое содержание документа или текст резолюции , и для экономии времени при их заполнении можно использовать заранее сохраненные списки текстов, выбирая из них нужный текст или его часть.

Кроме того, некоторые СЭД при заполнении текстовых полей позволяют использовать механизм автозамены. Благодаря этому можно посмотреть точное время регистрации документа, каким именно пользователем был зарегистрирован документ, вносились ли изменения в РК документа, какие пользователи и в какое время просматривали РК и сам документ и т. Например, при большом объеме документооборота входящие документы могут одновременно регистрировать несколько человек.

При этом регистрационные номера документов присваиваются автоматически, по порядку и с учетом требований инструкции по делопроизводству организации. Другими словами, при использовании СЭД исчезает потребность в повторной регистрации документа, поступившего из другого подразделения.

Документ регистрируется в СЭД однократно один раз документу присваивается регистрационный номер, один раз заполняется и сохраняет РК , а затем в системе автоматически фиксируются все данные о передаче документа его РК. И в любом подразделении можно легко получить список документов, поступивших из других подразделений за указный период времени.

При этом многие СЭД позволяют быстро и удобно сканировать документы на бумажном носителе. Например, некоторые СЭД предоставляют возможность поточного сканирования документов на бумажном носителе для создания их электронных копий и сохранения этих копий в базе данных СЭД.

Технология поточного сканирования основана на том, что при регистрации на документ наносится уникальный штрих-код, который однозначно идентифицирует РК этого документа и содержит информацию о параметрах сохранения электронной копии. При сканировании любого количества документов СЭД самостоятельно анализирует штрих-код каждого документа, автоматически обрабатывает и прикрепляет электронные копии документов к соответствующим РК.

Например, сначала входящее письмо может прийти по факсу и быть зарегистрировано в СЭД. Через некоторое время это же письмо может быть доставлено почтой, и при его регистрации СЭД выдаст сообщение о том, что данный документ ранее поступал в организацию и уже зарегистрирован в системе. Например, можно установить связку между РК письма-запроса и РК письма-ответа. То есть для подготовки отчета нужно задать только его параметры например, период времени, виды документов, по которым формируется отчет, и т.

Обратите внимание! Если в организации внедрена СЭД, то регистрация документов обязательно должна производиться в системе.

Без выполнения данного условия создания и заполнения РК документа не получится автоматизировать в СЭД дальнейшую работу с документами.

В настоящее время СЭД используются не во всех организациях. Некоторые организации на начальном этапе формирования системы делопроизводства не могут позволить себе приобретение и внедрение СЭД или думают, что СЭД им не по карману. Но ряд СЭД не все позволяют внедрять их поэтапно [2] : на первом этапе можно купить несколько рабочих мест СЭД только для работников службы ДОУ, автоматизируя некоторые процессы делопроизводства в т.

Далее можно автоматизировать больше функций делопроизводства, к тому же при таком внедрении пропадет потребность в повторной регистрации документов, поступающих в структурные подразделения. Электронные журналы регистрации удобнее всего вести в табличном процессоре MS Excel. При данном способе регистрации на каждую регистрируемую группу документов входящие документы, исходящие документы, приказы по основной деятельности, распоряжения по основной деятельности и т.

А для организации удобной работы с электронными журналами рекомендуем для каждого из них создать отдельный файл MS Excel. Другими словами, не нужно размещать несколько журналов на разных листах одного файла.

Состав столбцов в каждом электронном журнале определяет организация самостоятельно [3]. А так как виды документов отличаются по составу реквизитов, то состав столбцов в электронных журналах может различаться. Для подготовки электронных журналов можно использовать приведенный выше Перечень обязательных сведений о документах из Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, при необходимости дополняя его другими данными. Например, для удобства ведения справочно-информационной работы в электронный журнал можно включить столбец, содержащий ссылки на отсканированные образы документов рис.

Для удобства регистрации желательно выделить шапку таблицы строку, содержащую наименования столбцов и зафиксировать ее область. Для этого необходимо выделить строку, расположенную под шапкой таблицы, и на вкладке Вид в группе Окно щелкнуть кнопку Закрепить области , а затем выбрать команду с таким же наименованием [4] см.

Выполнение данной операции позволить наименованиям столбцов таблицы всегда находиться в поле зрения. Журнал регистрации входящих документов в MS Excel. Для ведения справочно-информационной работы по документам в MS Excel можно использовать функции поиска и фильтрации. Например, для быстрого получения информации о документе по исходящему номеру регистрационному номеру, присвоенному корреспондентом удобно использовать поиск.

Для этого сначала желательно выделить столбец, содержащий исходящие номера, а затем на вкладке Главная в группе Редактирование нажать кнопку Найти и выделить и выбрать команду Найти [5] рис. В результате откроется окно Найти и заменить рис. Поиск документа. Для получения, например, перечня документов, поступивших от одного корреспондента, будет удобнее воспользоваться фильтром рис.

В отфильтрованных данных отображаются только строки, соответствующие заданным условиям, а ненужные строки скрываются. После отбора данные о документах можно просматривать, выводить на печать, преобразовывать в диаграммы, копировать и т.

Кроме того, возможен отбор по нескольким столбцам. Несколько фильтров можно применять одновременно. Фильтры действуют по дополнительному принципу, то есть каждый новый фильтр накладывается на фильтр, примененный до него, и в еще большей степени ограничивает подмножество данных. Например, можно получить перечень документов, поступивших от определенного корреспондента за определенный период времени. Использоввание фильтра. Для создания фильтра нужно выделить ячейку в области данных, которые в дальнейшем нужно будет фильтровать, и затем на вкладке Главная в группе Редактирование нажать кнопку Сортировка и фильтр и выбрать команду Фильтр.

После установки фильтра в каждой ячейке с наименованием столбца появится кнопка , позволяющая выбрать условия фильтрации см. В рамках данной статьи нельзя рассказать подробно про функции поиска и фильтрации MS Excel. Однако всю необходимую информацию о работе данных функций можно найти в справке MS Excel, которая открывается при нажатии клавиши F1 на клавиатуре.

Поэтому данный способ регистрации можно использовать при небольшом объеме документооборота, когда регистрацию документов в каждом электронном журнале осуществляет один человек. Если документов много, то стоит задуматься о приобретении СЭД. Однако регистрация документов в MS Excel удобнее и эффективнее по сравнению с использованием бумажных журналов [1] и карточек. Функции MS Excel позволяют более оперативно и качественно вести информационно-справочную работу по документам.

При необходимости в MS Excel кроме названных нами функций поиска и фильтрации можно использовать другие средства: сводные таблицы, диаграммы, формулы и т. При данном способе регистрации РК создаются и заполняются на бумажном носителе, а затем вручную расставляются в картотеки в соответствии с используемыми классификаторами.

На один документ может создаваться несколько РК, включаемых одновременно в несколько самостоятельных картотек. При этом могут использоваться следующие картотеки:. Справочная информационная картотека используется для регистрации документов и их дальнейшего поиска. По одной картотеке, в которой РК систематизируются по видам документов и регистрационным номерам, не всегда удобно производить поиск документов.

Поэтому в организации могут одновременно вестись сразу несколько справочных картотек, в которых РК систематизируются по другим параметрам: корреспонденту, исполнителю и т. Для более полного раскрытия содержания документов создается тематическая кодификационная картотека. В данной картотеке составляется отдельная карточка на каждый вопрос, содержащийся в тексте документа. Сами карточки в данной картотеке систематизируются в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

А чтобы избежать потери данных в процессе заполнения журналов, следует периодически делать резервную копию файлов с электронными журналами. Если же журнал регистрации должен храниться постоянно или свыше 10 лет, то в конце года при необходимости он распечатывается. Сроковая контрольно-справочная картотека используется для осуществления контроля за исполнением документов и поручений.

Формы РК самостоятельно определяет организация и закрепляет их в инструкции по делопроизводству. Обычно РК делаются на плотной бумаге формата А5 х мм или А6 х мм. Смирнову Г. Для ведения нескольких картотек, то есть для создания нескольких РК по одному документу, используют одну из следующих технологий:. Итак, карточная форма регистрации, построенная на применении традиционных ручных средств, является неудобной и трудоемкой для самого процесса регистрации. Кроме того, такой способ регистрации не удовлетворяет современным требованиям оперативности и полноты получения информации.

При работе с РК, созданными на бумажном носителе, затруднено составление статистических и аналитических обобщающих сводок, проведение оперативного многоаспектного поиска, накопление, обработка и хранение больших объемов информации.

Однако данный способ регистрации нельзя назвать самым неэффективным.

Журнал регистрации входящих писем образец

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД. Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Любая организация, контактируя с контрагентами в производственной, торговой, хозяйственной сфере, с контролирующими органами, имеет дело с входящей корреспонденцией. Если не упорядочить процесс с входящими документами, то очень быстро наступит момент неразберихи: все будет теряться, в срок не выполняться, могут возникнуть штрафы, пени, иные санкции по обязательным платежам в бюджет и по оплате в рамках договорных отношений с партнерами. Для облегчения внедрения в новую организацию порядка работы с входящими документами, упорядочения процесса и обеспечения его прозрачности, разберем, как лучше организовать работу на данном участке.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить - Елена А. Пономарева

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов.

В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции. Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов.

Для регистрации документов могут использоваться карточная или журнальная формы. Причем обе формы регистрации могут вестись как в ручном варианте, когда журнал или карточки создаются на бумажном носителе, так и в автоматизированном режиме с использованием компьютеров и программного обеспечения.

Формы регистрации документов

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка. Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме, Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться.

В подпункте 7 пункта 1 статьи 28 Трудового Кодекса РК указано, что трудовой договор должен содержать размер и иные условия оплаты труда. Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями.

Журнал регистрации входящих документов

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД. Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

Советую не перерывайте Интернет а просто задайте свой вопрос на сайте 9111. Врач назначил МРТ головного мозга. Обратилась в эту службу, про которую довольно лестно отзывалась подруга, у нее тоже были проблемы. Записали в клинику МРТ-эксперт, кстати, довольно оперативно сработали. Уж не знаю, ко… 5 Иван Титов Занимаюсь ремонтом квартир и загородных домов.

Первый опыт обращения к специалистам за продвижением был неудачным. В фирме мне изначально выбрали неверную стратегию - SEO-продвижение, когда мне нужны были звонки.

журнала регистрации входящей корреспонденции Краткое Отдано Срок входящих телефонограмм и журнал регистрации жалоб и претензий.

Вход на сайт

Москвы оказывает консультативную помощь и юридические консультации БЕСПЛАТНО 1. ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ ЮРИДИЧЕСКИЕ КОНСУЛЬТАЦИИ по различным отраслям права: - в центре (на личном приеме), - ПО ТЕЛЕФОНУ, - ПО ИНТЕРНЕТУ 2.

Как делится имуществопри наследованиипо закону. Как вернуть долгс виновника ДТП.

Это возможно в рамках развития данного института консультации. Вместе с тем, необходимо отметить, что согласно реалиям времени, вполне целесообразно применять механизмы онлайн консультаций по телефону или интернету, а также возможное консультирование в письменном виде и форме. Это весьма современно, если Ваш представитель юрист находится очень далеко, а Вам необходима точная и оперативная консультация именно в письменной форме и виде.

В целях этого и существуют формальные возможности онлайн консультирования.

Мы всегда в движении и никогда не останавливаемся на достигнутом. Очень доходчиво, Были вопросы юридического характера несколько лет назад, консультировали тоже Вы, и тоже доходчиво. Использование материалов сайта разрешено только с письменного согласия юристы48. При любом использовании материалов сайта ссылка на "Юридическую консультацию ONLINE" юристы48.

В сентябре снова обратилась с этой же просьбой,ссылаясь на статьи об исковой давности. Пришёл ответ,что в банка нет основании аннулировать долг. Или же можно идти в суд. Пока банк не обратиться в суд вам некому заявлять о пропуске исковой давности.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Составление претензии: как оформить претензию, досудебное урегулирование с адвокатом
Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Александра

    Какая прелестная фраза